Skydd av personuppgifter hos oss på Lowell

Lowell Sverige AB har utsett ett dataskyddsombud som du kan kontakta i frågor som rör behandling av personuppgifter och andra frågor om dataskydd.

Du når vårt dataskyddsombud via e-post: dpo.sverige@lowell.com 

Vi behandlar och sparar personuppgifter om våra kunder, leverantörer, uppdragsgivare och arbetssökande för olika ändamål.

Dessa ändamål är:

1. Inkassering och indrivning av obetalda fakturor och skulder
2. Leverantörshantering
3. Klientrelationshantering och marknadsföring
4. Rekrytering av nya medarbetare. Vi behandlar endast dina uppgifter när vi har laglig grund för det.

Vi behandlar också personuppgifter när vi utför faktureringstjänster för ett annat företag som deras tjänsteleverantör. I dessa situationer agerar vi som personuppgiftsbiträde. Mer information om behandlingen av uppgifter kan erhållas från fakturerande företag (personuppgiftsansvarig).

INKASSERING

Vi behandlar personuppgifter när en betalning inte sker enligt villkoren i det ursprungliga avtalet. Syftet med behandlingen är då att inkassera eller driva in en utestående betalning eller skuld, för vår uppdragsgivares räkning, dvs. en fakturautställare/borgenär. Alternativt kan vi ha köpt den utestående skulden för inkassosyfte.

Personuppgifter kan användas i olika situationer och för olika syften under inkassoprocessen. Vi behandlar uppgifter för att genomföra frivilliga och lagstadgade inkassoprocesser, inklusive ärenden relaterade till brottslighet, tvister, insolvens och ansökningar. Vi behandlar även uppgifter för att hantera betalningar och när vi skickar rapporter till våra kunder och myndigheter (t.ex. Kronofogden och domstolar).

God kundservice är en viktig del av våra inkassotjänster. Vi behandlar dina personuppgifter för att hantera och verifiera kundtjänstsituationer, erbjuda betalningsalternativ och komma överens om betalningsplaner. Vi använder också kunddata för forskning som syftar till att förstå kundbeteende, för statistiska analyser och för kundorienterad utveckling av våra tjänster och kundservicekanaler. Dessa syften inkluderar personalutbildning, användning av samtalsinspelningar för automatiska anteckningar, säkerställande av kundservicekvalitet och förbättring av kundservicerepresentanternas färdigheter.

Vi behandlar personuppgifter vid profilering för att underlätta planeringen av inkassoåtgärder. I praktiken innebär detta att vi kan genomföra inkassoåtgärder baserat på profilering som bygger på kundhistorik och förutser framtida betalningsbeteende. Vi analyserar även skulder som kan köpas för inkassosyfte.

Dessutom ålägger lagstiftningen oss skyldigheter relaterade till kundkännedom, revision, bokföring, förebyggande av brott och bedrägerier, dataskydd, informationssäkerhet och internationella sanktioner, vars uppfyllande kräver behandling av personuppgifter.

LEVERANTÖRSHANTERING

Vi behandlar och sparar personuppgifter för att identifiera leverantörer och deras representanter, hantera avtalsrelationer, hantera leverantörsfakturor samt för kontakt och kommunikation relaterad till leverantörsrelationer.

KLIENTRELATIONSHANTERING OCH MARKNADSFÖRING

Vi behandlar och sparar personuppgifter för att identifiera kunder och deras representanter, hantera avtalsrelationer, kontakt och kommunikation relaterad till kundrelationer, tjänsterapportering samt identifiering av användare av våra online- och extranättjänster.

Vi behandlar även personuppgifter relaterade till yrkesroller för att sälja och marknadsföra våra tjänster avsedda för till företag samt för remarketingändamål.

Dessutom ålägger lagstiftningen oss skyldigheter, till exempel kundkännedom och internationella sanktioner, vars uppfyllande kräver behandling av personuppgifter.

REKRYTERING

Vi behandlar och sparar personuppgifter för att granska jobbansökningar som skickas till oss, genomföra  intervjuer och ingå anställningsavtal.

Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund för det. Ofta baseras behandlingen på ett avtal mellan oss och våra uppdragsgivare eller för att säkerställa våra berättigade intressen. I dessa fall krävs inte ditt samtycke för att behandla uppgifterna.

INKASSERING
Vid inkassoprocesser baseras behandlingen av personuppgifter på fullgörandet av ett avtal om betalning. Därför krävs inte ditt samtycke, eftersom behandlingen grundar sig på ett tidigare avtal som du har ingått med oss eller någon av våra uppdragsgivare.

Personuppgifter behandlas också i inkassoprocesser för att uppfylla allmänintresse. Professionell inkassering av obetalda fakturor och skulder möjliggör kreditbaserad finansiering genom att minska kreditstörningar och kreditförluster. Välfungerande inkassotjänster ger lika möjligheter till kredit och rimliga kreditkostnader för konsumenter och företag.

I vissa situationer baseras behandlingen på lagstadgade skyldigheter. Dessa inkluderar kundidentifiering, svar på myndighetsförfrågningar och bokföring.

Vi kan även behandla dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke. Detta gäller tilläggsinformation som vi fått från dig, till exempel om din hälsa. Med ditt samtycke kan vi också lämna ut dina uppgifter till tredje part.
Vi behandlar även dina personuppgifter på grundval av våra berättigade intressen. Dessa är kopplade till att bedriva affärsverksamhet samt att tillhandahålla och utveckla inkassotjänster som motsvarar våra uppdragsgivares behov.

LEVERANTÖRSHANTERING

Vid avtalsförhållanden med leverantörer baseras behandlingen av personuppgifter på ingående och fullgörande av ett tjänsteavtal mellan oss och våra leverantörer samt på berättigade intressen kopplade till samarbetet. Dessa intressen omfattar till exempel kommunikation och underhåll av leverantörsregister.

KLIENTRELATIONSHANTERING OCH MARKNADSFÖRING

Vid avtalsförhållanden med kunder baseras behandlingen av personuppgifter på ingående och fullgörande av ett tjänsteavtal mellan oss och våra kunder samt på berättigade intressen kopplade till samarbetet. Dessa intressen omfattar kommunikation, tjänstemarknadsföring och direktmarknadsföring riktad till företagskunder.
Vi behandlar även personuppgifter för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter, till exempel kundidentifiering och förebyggande av penningtvätt.

I vissa situationer baseras behandlingen på lagstadgade skyldigheter, såsom kundidentifiering och internationella sanktioner.

REKRYTERING

Behandlingen av personuppgifter om arbetssökande baseras på begäran från en arbetssökande som deltar i rekryteringsprocessen och/eller ett förhållande (berättigat intresse) som uppstår när en arbetssökande skickar in sin ansökan för att bli beaktad för en ledig tjänst.

I vissa situationer behandlar vi dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke. I sådana fall kan du när som helst återkalla ditt samtycke.

Du kan återkalla ditt samtycke genom att skicka en anmälan till vår kundtjänst. 

Efter att vi mottagit din återkallelse av samtycke kommer vi inte längre att behandla dina uppgifter på grundval av samtycke. Återkallelse av samtycke påverkar dock inte den behandling som redan har skett, och det hindrar inte att dina uppgifter behandlas om det finns annan rättslig grund för behandlingen, såsom fullgörande av ett avtal.

INKASSERING

Vid inkassotjänster får vi vanligtvis dina uppgifter från följande källor:

·        Våra uppdragsgivare eller den ursprungliga borgenären

·        Våra kunder, dvs. du (t.ex. när du använder våra tjänster eller betalar din faktura/skuld)

·        Våra kunders representanter/ombud/godemän

·        Genom aktiviteter vi själva utfört

·        Andra bolag inom Lowell-koncernen

·        Kronofogdemyndigheten (information om verkställighet och skuldsaneringar)

·        Domstolar

·        Skatteverket (adresser och personuppgifter)

·        Bolagsverket (information om konkurser och företagsrekonstruktioner)

·        Kreditupplysningsföretag/-register (offentliga betalningsanmärkningar)

·        Bolagsverket (företagsinformation)

·        Skatteverket (offentlig skatteinformation)

·        Nummerupplysning, adress- och kontaktuppgiftstjänster (telefonnummer, adresser)

·        Officiella sanktionsregister (t.ex. EU-sanktioner)

Vi kan be dig om ytterligare information, men du är inte skyldig att lämna sådan information. Att inte lämna tilläggsinformation kan dock ha negativa konsekvenser, till exempel om det behöver bevisas att en skuld är betald eller ett kundklagomål är befogat.

LEVERANTÖRSHANTERING

·        Det leverantörsföretag du representerar

·        En kontaktperson som representerar leverantörsföretaget, dvs. du

·        Genom aktiviteter vi själva utfört

·        Bolagsverket

·        Leverantörer av telefonnummer och addresser

·        Kreditupplysningsföretag/ kreditupplysningsregister

KLIENTRELATIONSHANTERING OCH MARKNADSFÖRING

Vi får uppgifter om kontaktpersoner som representerar våra kunder eller potentiella kunder från följande källor:

·        Det kundföretag du representerar

·        En kontaktperson som representerar kundföretaget, dvs. du

·        Genom aktiviteter vi själva utfört

·        Bolagsverket

·        Marknadsdatabolag

·        Leverantörer av telefonnummer och addresser

·        Kreditupplysningsföretag/ kreditupplysningsregister

Du har ingen skyldighet enligt lag eller kundavtal att lämna några personuppgifter. Om du inte lämnar de uppgifter vi begär kan det dock innebära att du inte kan använda alla våra tjänster eller inte får information om våra tjänster.

REKRYTERING

När en person söker en tjänst får vi uppgifter från följande källor:

·        Sökanden själv

·        Referenser som sökanden angett

·        Kreditupplysningsföretag/ kreditupplysningsregister

·        Lämplighetstester och rekryteringskonsulter

Som arbetssökande har du ingen skyldighet enligt lag eller avtal att lämna några personuppgifter. Om du inte lämnar uppgifter som är viktiga för rekryteringsprocessen kan det dock innebära att din ansökan behandlas med ofullständiga uppgifter eller inte behandlas alls.

Vi avslöjar eller säljer inte dina personuppgifter till tredje part utan ditt samtycke eller annan laglig grund.

INKASSERING

Vi kan lämna ut dina personuppgifter till parter som är involverade i de tjänster vi tillhandahåller och till andra affärspartners inom Lowell-koncernen.

·        Uppdragsgivare vars fordringar vi driver in

·        Kunden, dvs. du själv

·        Kundens representanter/ombud/godemän/förvaltare

·        Domstolar

·        Kronofogdemyndigheten

·        Tillsynsmyndigheter

·        Polisen

·        Konkursförvaltare utsedda av domstol

·        Kreditupplysningsföretag

·        Nummerupplysning, adress- och kontaktuppgiftstjänster för kontroll av uppgifter

·        Skatteverket för kontroll av uppgifter

·        Externa leverantörer (t.ex. revisorer, redovisningsbyråer, tryckeri- och posttjänster, advokatbyråer, rådgivare och IT-tjänsteleverantörer)

·        Bolag inom Lowell-koncernen (t.ex. Lowell UK Shared Services Limited, Lowell Group Shared Services Limited, Lowell Financial Limited, Lowell Norge AS, Lowell Suomi Oy och Lowell Danmark A/S) för att tillhandahålla inkassotjänster, intern administration, revision och regelefterlevnad

·        Externa inkassobyråer

·        Investerare, försäkringsbolag, försäkringsmäklare, långivare, externa revisorer, juridiska och andra professionella rådgivare vid behov

·        Långivare och medinvesterare samt deras rådgivare, t.ex. för revision och förhandlingar

·        Andra tredje parter och deras rådgivare, t.ex. vid förhandling och genomförande av fusion, överlåtelse eller försäljning av hela eller delar av vår eller något av Lowell-koncernens verksamhet, tillgångar eller aktier till en tredje part.

Som huvudregel behandlar vi dina personuppgifter inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). I vissa fall, t.ex. vid internationell inkasso, kan dina personuppgifter överföras till våra ombud i tredjeland om det är nödvändigt för att kunden är bosatt där.

Dessutom kan vissa av våra tredjepartsleverantörer och vissa bolag inom Lowell-koncernen, investerare och andra tredje parter och deras rådgivare som kan ha tillgång till personuppgifter, vara belägna utanför EES, t.ex. i Storbritannien eller USA. Sådana överföringar sker endast om det finns en giltig rättslig grund, t.ex. EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), beslut om adekvat skyddsnivå från EU-kommissionen, standardavtalsklausuler (EU-modellklausuler), bindande företagsbestämmelser (BCR) eller undantag i särskilda situationer, t.ex. för att fullgöra ett avtal eller för att fastställa ett rättsligt anspråk.

LEVERANTÖRSHANTERING

Vi kan lämna ut personuppgifter om leverantörer och deras representanter till:

·        Externa leverantörer (t.ex. revisorer, redovisningsbyråer, fakturahanteringsoperatörer, tryckeri- och posttjänster, rådgivare, kommunikations- och IT-tjänsteleverantörer)

·        Det leverantörsföretag som kontaktpersonen representerar

·        Kontaktpersonen själv

·        Andra bolag inom Lowell-koncernen

·        Försäkringsbolag

·        Investerare och deras rådgivare, t.ex. för revision och förhandlingar

·        Andra tredje parter och deras rådgivare, t.ex. vid förhandling och genomförande av fusion, överlåtelse eller försäljning

Som huvudregel behandlar vi dina personuppgifter inom EES. I vissa fall kan vi överföra dina personuppgifter utanför EES, eftersom vissa tredjepartsleverantörer och bolag inom Lowell-koncernen, investerare och andra tredje parter och deras rådgivare kan vara belägna utanför EES, t.ex. i Storbritannien eller USA. Sådana överföringar sker endast om det finns en giltig rättslig grund, t.ex. EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), beslut om adekvat skyddsnivå från EU-kommissionen, standardavtalsklausuler (EU-modellklausuler), bindande företagsbestämmelser (BCR) eller undantag i särskilda situationer, t.ex. för att fullgöra ett avtal eller med samtycke från den registrerade.

KLIENTRELATIONSHANTERING OCH MARKNADSFÖRING

Vi kan lämna ut personuppgifter om representanter för våra kundföretag och potentiella kundföretag till:

·        Externa leverantörer (t.ex. revisorer, redovisningsbyråer, fakturahanteringsoperatörer, tryckeri- och posttjänster, rådgivare, kommunikations-, marknadsförings-, direktmarknadsförings- och IT-tjänsteleverantörer)

·        Det kundföretag som kontaktpersonen representerar

·        Kontaktpersonen själv

·        Andra bolag inom Lowell-koncernen

·        Försäkringsbolag

·        Investerare och deras rådgivare, t.ex. för revision och förhandlingar

·        Andra tredje parter och deras rådgivare, t.ex. vid förhandling och genomförande av fusion, överlåtelse eller försäljning

Som huvudregel behandlar vi dina personuppgifter inom EES. I vissa fall kan vi överföra dina personuppgifter utanför EES, eftersom vissa tredjepartsleverantörer och bolag inom Lowell-koncernen, investerare och andra tredje parter och deras rådgivare kan vara belägna utanför EES, t.ex. i Storbritannien eller USA. Sådana överföringar sker endast om det finns en giltig rättslig grund, t.ex. EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), beslut om adekvat skyddsnivå från EU-kommissionen, standardavtalsklausuler (EU-modellklausuler), bindande företagsbestämmelser (BCR) eller undantag i särskilda situationer, t.ex. för att fullgöra ett avtal eller med samtycke från den registrerade.

REKRYTERING

Vi kan lämna ut personuppgifter om arbetssökande till:

·        Leverantörer av lämplighetstesttjänster (med samtycke)

·        Datasystemleverantörer

·        Andra bolag inom Lowell-koncernen (t.ex. Lowell UK Shared Services Limited, Lowell Group Shared Services Limited, Lowell Suomi Oy, Lowell Norge AS och Lowell Danmark A/S) för att tillhandahålla HR-relaterade tjänster, intern administration, revision och regelefterlevna.

Som huvudregel behandlar vi dina personuppgifter inom EES. Inom Lowell-koncernen kan dina personuppgifter överföras utanför EES, eftersom vissa av koncernens bolag är belägna i Storbritannien. Dessutom kan vissa tredjepartsleverantörer som vi använder och som kan ha tillgång till personuppgifter i samband med tjänsteleverans, vara belägna utanför EES, t.ex. i Storbritannien eller USA. Sådana överföringar sker endast om det finns en giltig rättslig grund, t.ex. EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), beslut om adekvat skyddsnivå från EU-kommissionen, standardavtalsklausuler (EU-modellklausuler), bindande företagsbestämmelser (BCR) eller undantag i särskilda situationer, t.ex. för att fullgöra ett avtal eller med samtycke från den registrerade. 

Vi sparar dina uppgifter så länge det är nödvändigt för de ändamål för vilka uppgifterna samlades in och lagrades.

INKASSERING

Även om inkassoprocessen avslutas sparar vi dina uppgifter så länge det är nödvändigt för de ändamål för vilka uppgifterna samlades in och lagrades. Behovet av att spara dina uppgifter baseras till exempel på lagstiftning eller ett tjänsteavtal vi har ingått med vår kund. Personuppgifter som rör indrivning av fordringar bevaras i 5 år efter att indrivningen har avslutats och telefonsamtal sparas i tre månader, om inte längre lagringstid behövs, t.ex. på grund av en tvist.

Kunden och tillsynsmyndigheten har rätt att göra förfrågningar relaterade till inkassoprocesser och framställa krav även efter att inkassoprocessen avslutats. Därför är det nödvändigt att spara personuppgifter även efter inkassoprocesser.

LEVERANTÖRSHANTERING

Vi sparar de uppgifter vi använt i leverantörsrelationshantering så länge det är nödvändigt och lämpligt med hänsyn till användningsändamålet.

KLIENTRELATIONSHANTERING OCH MARKNADSFÖRING

Vi sparar de uppgifter vi använt i kundrelationshantering och marknadsföring så länge det är nödvändigt och lämpligt med hänsyn till användningsändamålet.

REKRYTERING

Externa arbetssökande ansöker om tjänster via vårt HRM-system, vilket skapar en kandidatprofil i systemet. Arbetssökandens ansökan behandlas i systemet enligt vår rekryteringsprocess. Även om en arbetssökande inte anställs, förblir kandidatprofilen giltig. Om arbetssökanden inte loggar in på sin profil under 12 månader tas profilen bort från systemet.

Vi behandlar personuppgifter automatiskt för att styra inkassoprocesser och fatta kreditbeslut.

INKASSERING

Vi använder profilering baserad på automatiserad behandling av personuppgifter för att planera inkassoåtgärder. Syftet är att bedöma kundens betalningsförmåga och förutse framtida betalningsbeteende, baserat på uppgifter om inkassohistorik samt offentliga kredit- och skatteuppgifter. Den poäng som beräknas utifrån dessa uppgifter hjälper oss att välja de mest lämpliga inkassoåtgärderna för varje kund och undvika onödiga åtgärder som kan leda till extra kostnader för kunden.

Den automatiserade behandlingen av uppgifter leder inte till några betydande konsekvenser för kunden och påverkar inte kundens rättigheter. Syftet är till exempel att förutse situationer där det inte är ändamålsenligt att inleda rättslig inkasso.

REKRYTERING

Vi använder automatiserat beslutsfattande vid vissa rekryteringar. I dessa fall innehåller rekryteringsprocessen frågor som vi förväntar oss att du besvarar när du skickar in din ansökan. Syftet med frågorna är att avgöra om din ansökan går vidare till nästa steg i rekryteringsprocessen. Det automatiserade beslutsstödet använder dina svar för att avgöra om du uppfyller minimikraven för den lediga tjänsten hos Lowell.

Automatiserat beslutsfattande är nödvändigt för att kunna ingå ett anställningsavtal och hjälper oss att säkerställa att våra beslut är snabba, rättvisa, effektiva och korrekta baserat på den information du lämnar. Vi frågar endast sådant som är relevant för tjänsten och anställningen hos Lowell.

Om vi väljer att inte gå vidare med din ansökan baserat på dina svar har du rätt att begära att vi omprövar det automatiserade beslutet.

För att utöva dina GDPR-rättigheter relaterade till automatiserat beslutsfattande, vänligen kontakta hr.nordics@lowell.com

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter. Vi skickar dina uppgifter skriftligen senast en (1) månad efter att vi mottagit din begäran.

Du kan begära dina uppgifter:

• Genom att fylla i ett onlineformulär på vår webbplats www.lowell.se; du behöver använda din e-legitimation för att verifiera din identitet.
  
  
• Genom att skicka en skriftlig begäran till Lowell Sverige AB, 412 93 Göteborg

• Genom att ringa vår kundtjänst på: 0771-85 63 00

RÄTTELSE AV DINA UPPGIFTER

Om du märker att dina personuppgifter är ofullständiga eller felaktiga har du rätt att begära rättelse. När du skickar en begäran om rättelse, vänligen specificera vilka uppgifter som ska rättas och förklara varför de behöver rättas.

RADERING AV DINA UPPGIFTER

Du har rätt att begära att dina uppgifter raderas om 1) dina uppgifter inte längre behövs för det syfte de samlades in för; 2) du återkallar ditt samtycke; 3) du motsätter dig behandlingen av dina uppgifter; eller 4) dina uppgifter har behandlats olagligt.

Om dina uppgifter behandlas för att uppfylla lagstadgade skyldigheter eller rättsliga anspråk eller för statistiska ändamål kan vi dock vara förhindrade att radera dina uppgifter även om du begär det.

BEGRÄNSNING AV BEHANDLINGEN AV DINA UPPGIFTER

Du har rätt att begära att behandlingen av dina uppgifter begränsas, till exempel när vi utreder riktigheten av uppgifter eller behandlar din begäran om radering.

Du kan också begära begränsning av behandlingen i situationer där du vill att dina uppgifter ska sparas (t.ex. på grund av ett rättsligt anspråk) och de annars skulle raderas när grunden för behandlingen upphör.

ÖVERFLYTTNING AV UPPGIFTER TILL ANNAT SYSTEM

När behandlingen av uppgifter baseras på ditt samtycke eller när vi fått uppgifter i samband med ett avtal har du rätt att få dina uppgifter i maskinläsbart format, förutsatt att de behandlas automatiserat.

INVÄNDNING MOT BEHANDLINGEN AV UPPGIFTER

När behandlingen av dina personuppgifter baseras på berättigat eller allmänt intresse har du rätt att, av skäl som hänför sig till din specifika situation, invända mot behandlingen.

Vi kan dock vara förhindrade att upphöra med behandlingen även om du invänder, om behandlingen är nödvändig eller om vi driver ett rättsligt anspråk.

Denna rätt gäller även direktmarknadsföring. Mottagare av våra nyhetsbrev och direktmarknadsföringsmeddelanden kan alltid avregistrera sig från dessa eller vägra att ta emot dem i framtiden.

BEGÄRAN OM PERSONUPPGIFTER:

Du kan lämna in begäran om dina personuppgifter: 

• Genom att fylla i ett onlineformulär på vår webbplats www.lowell.se; du behöver använda din e-legitimation för att verifiera din identitet.
  
  
• Genom att skicka en skriftlig begäran till Lowell Sverige AB, 412 93 Göteborg

• Genom att ringa vår kundtjänst på: 0771-85 63 00

Vi behandlar din begäran så snart som möjligt. Om vi inte kan genomföra din begäran inom en (1) månad meddelar vi dig.

För att skydda din identitet verifierar vi elektroniska begäranden med e-legitimation och skriftliga begäranden med personlig underskrift. Om du ringer vår kundtjänst verifierar vi din identitet med kontrollfrågor.

Du har rätt att lämna in ett klagomål gällande behandlingen av personuppgifter till tillsynsmyndigheten.

I Sverige är denna myndighet Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

IMY:s kontor:
Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm
Telefon: +46 8 657 61 00

E-post: imy@imy.se
Mer kontaktinformation: www.imy.se