Se till att ha rätt kontaktuppgifter
När din kund betalar fakturan i tid tänker du kanske inte på vilken information du har om kunden, men om betalning uteblir blir det plötsligt viktigt att veta vem ditt företag gjort affär med. En inaktuell adress kan göra att fakturan kommer på villovägar, och ett felaktigt bolagsnamn eller organisationsnummer fördröjer processen ytterligare om fakturan måste lämnas vidare till inkassoombud.
Försök att redan då ni tecknar avtal få information om:
- Organisations- eller personnummer
- E-postadresser
- Telefonnummer
- Postadress
- Rätt bolagsnamn och bolagsform (AB, KB eller HB).
För mer tips om vad du bör tänka på innan du ingår avtal. Läs tipsen från våra jurister.
Ta reda på vilken information du behöver - i förväg
Det kan vara bra att ha en checklista över den kundinformation som är nödvändig för er, om försäljningen inte sker på nätet. Vid nätförsäljning måste kunden oftast fylla i nödvändig information redan vid beställnings-/köptillfället. Be kunden att bekräfta att informationen är korrekt. Kom också ihåg att informera kunderna om och vara tydliga med hur ni kommer att använda personuppgifterna.
Är din kund kreditvärdig?
Det blir allt viktigare att göra en kreditkontroll av nya kunder. På så sätt kan du bedöma sannolikheten för att din kund kommer att kunna betala, och undviker otrevliga överraskningar. Det är också ett enkelt sätt att verifiera att informationen i offentliga register överensstämmer med det kunden uppgivit. Det är också viktigt om försäljningen sker online, utan att du träffar kunden. Läs fler tips för dig som säljer på distans.
Gör du inte kreditkontroll på nya kunder är det ändå bra att kontrollera så att namn och adress stämmer. Det kan göras från fall till fall men också genom att köpa ut listor från leverantörer av adressregister. Dessa uppgifter går ofta att implementera i dina system.
Uppdatera kundregistret regelbundet
Det låter jobbigt, men det är viktigt att du har en rutin för att uppdatera kundregistret - regelbundet. Flera inkasso- och kreditupplysningsleverantörer erbjuder lösningar för datatvätt, så att dina kundregister uppdateras löpande. Det är också klokt att erbjuda dina kunder möjligheten att själva uppdatera sin kontaktinformation via SMS eller mobilanpassade webbsidor.
Läs fler tips i vår serie om hur du får betalt i tid:
6 faktorer som underlättar för dina kunder att betala.
Skapa bra rutiner för din påminnelsehantering.
Se över hanteringen av reklamationer.
